Julia Bach, julia.bach@essen.de, 0201-8810434

Datenschutzinformation

aufgrund der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Anmeldung zur Ausbildungsmesse Öffentlicher Dienst der Stadt Essen als Aussteller*in (Fachbereich 10, Organisation und Personalwirtschaft) eingepflegt werden

Im Zusammenhang mit ihrer Anmeldung und Teilnahme an der Ausbildungsmesse Öffentlicher Dienst, werden von Ihnen personen­bezogene Daten im erforderlichen Umfang verarbeitet und gespeichert. Bitte beachten Sie hierzu die nachstehenden Datenschutzhinweise, mit denen die Stadt Essen für die genannte Verarbeitung ihrer Informations­pflicht gemäß Art. 13 nachkommt. Ergänzende Informationen erhalten Sie über die Datenschutzerklärung der Stadt Essen: https://www.essen.de/datenschutz.de.html.

1. Angaben zum Verantwortlichen

Name

Stadt Essen, Der Oberbürgermeister

Anschrift

Rathaus, Porscheplatz, 45121 Essen

E-Mail-Adresse

info@essen.de

Verantwortliche Organisationseinheit

Fachbereich 10

Organisation und Personalwirtschaft

Anschrift

Porscheplatz 1, 45127 Essen

Telefon

+49 201 88- 10 001

E-Mail-Adresse

personalmarketing@essen.de

2. Angaben zu den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen

Stabsstelle

Stadt Essen - Stabsstelle Datenschutz

Anschrift

Rathaus, Porscheplatz, 45121 Essen

Telefon

+49 201 88-11005 / -11006

E-Mail-Adresse

datenschutz@essen.de

Internet-Adresse

www.essen.de/datenschutzbeauftragte

3. Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten und

und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung,

1. Zweck der Verarbeitung 

Die im Rahmen der Anmeldung zur Messe erhobenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Teilnahme an der Veranstaltung organisatorisch und administrativ zu ermöglichen. Dazu gehört insbesondere die Entgegennahme und Bestätigung der Anmeldung, die Planung und Koordination aller für die Durchführung der Messe erforderlichen Abläufe sowie die Bereitstellung veranstaltungsbezogener Informationen an die Teilnehmenden. Die Daten dienen außerdem dazu, einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung sicherzustellen, beispielsweise im Hinblick auf Zutrittskontrollen, Teilnehmermanagement, Kommunikationsprozesse oder die Bereitstellung weiterer servicespezifischer Leistungen.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden abrechnungsrelevante Daten über die Veranstaltung hinaus gespeichert.

b)   Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Messeanmeldung werden die von den Teilnehmenden bereitgestellten personenbezogenen Daten, hierzu zählen Firmenname, Firmenanschrift, Name und Vorname der Kontaktperson sowie deren E‑Mail-Adresse und Telefonnummer elektronisch erfasst, gespeichert und für die weitere Bearbeitung verarbeitet. Die Verarbeitung umfasst insbesondere die strukturierte Erhebung der Daten über das Anmeldetool, deren Speicherung in internen Systemen zur Veranstaltungsorganisation sowie die Nutzung der Daten zur Kommunikation mit den Teilnehmenden und zur organisatorischen Planung. Die Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verarbeitet und nur befugten Mitarbeitenden zugänglich gemacht, die mit der Durchführung der Veranstaltung betraut sind.

 c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Verarbeitung der im Rahmen der Messeanmeldung erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Vertrags über die Teilnahme an der Messe. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung bestimmter Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die wir für die unter Ziffer 3 a) aufgeführten Zwecke verarbeiten, werden nur weitergeleitet, wenn der Zweck die Übermittlung rechtfertigt und eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung vorliegt. Die ggfls. erforderliche Weitergabe Ihrer Daten an zentrale Fachbereiche der Stadt Essen erfolgt ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.
 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte bzw. die Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation im Sinne der Art. 44 ff DS-GVO erfolgt nicht.

5. Dauer der Speicherung bzw. Kategorien für die Festlegung dieser Dauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung für folgende Zeiträume gespeichert:
- mindestens bis zur Durchführung der Ausbildungsmesse Öffentlicher Dienst.
- bei Interessensbekundung zur Teilnahme an der nächsten Ausbildungsmesse Öffentlicher Dienst mindestens 12 Monate

Für die Stadt Essen besteht nach § 4 Abs. 2 i. V. m. § 10 Abs. 5 ArchivG NRW die Verpflichtung, Unter­lagen nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv (hier: Haus der Essener Geschichte) anzubieten. Ausgenommen sind die Daten, die einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
• Sie haben das Recht unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).
• Sie haben das Recht Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DS-GVO.
• Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO).
• Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DS-GVO)
• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach den Art. 15 bis 21 DS-GVO sowie den §§ 12 bis 14 des Datenschutz­gesetzes Nordrhein-Westfalen im Einzelfall erfüllt sind.

7. Erforderlichkeit oder Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen und mögliche Fol­gen einer Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich. Ohne Ihre Angaben können Sie sich nicht verbindlich für die Teilnahme an der Ausbildungsmesse Öffentlicher Dienst anmelden und teilnehmen.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder ge­richtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verstößt.

Die Kontaktdaten der für die Stadt Essen zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, Internet: www.ldi.nrw.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder Beschwerden wenden Sie sich bitte zunächst an den Fachbereich 10 Amt für Organisation und Personalwirtschaft oder an die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen. Die Kontaktdaten ergeben sich aus den Ziffern 1 und 2 dieser Datenschutzinformation.

9.  Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise insgesamt oder teilweise zu ändern, um sie ggf. an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der letzten durch die Stadt Essen veröffent-lichten Fassung.

(Stand: 02/2026)