Gerade im Ordnungsamt kommt es vor, dass bei Ordnungswidrigkeitsverfahren der komplette Vorgang an die Staatsanwaltschaft versendet werden muss. Auch generell ist es notwendig, den kompletten Vorgang ins D3 One zu übertragen. Gibt es hier eine Möglichkeit, eine einzelne Meldung inklusive der Fotos zu exportieren? Das würde den Prozess der Bearbeitung für die zuständigen Kolleginnen und Kollegen vereinfachen. - Vielen Dank -

Im aktuellen Mängelmelder kann die Sichtbarkeit von Meldungen nur teilweise durch den Fachadmin reguliert werden. Bei Meldungen mit dem Status „In Bearbeitung“ muss der Bearbeiter, welcher die Rolle Beteiligung-Moderator innehat, für jede einzelne Meldung die Checkbox „Sichtbar“ manuell deaktivieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig und birgt das Risiko, dass Meldungen unbeabsichtigt veröffentlicht werden. Unsere Organisation plant, den Mängelmelder für Verbraucherbeschwerden zu nutzen, die sensible Daten beinhalten. Daher wäre es wünschenswert, dass ein Fachadmin das Tool für seine Anwendung so einrichten kann, dass technisch sichergestellt ist, dass Meldungen keinesfalls öffentlich sichtbar werden. Alternative Lösung: Sollte diese Funktion nicht kurzfristig realisierbar sein, erscheint eine automatische Benachrichtigung (z. B. per E-Mail an eine definierte interne Stelle) bei Veröffentlichung einer Meldung wünschenswert. Dies würde die Notwendigkeit manueller Überprüfungen eliminieren.

Wir möchten anregen, zu prüfen, ob die Einführung eines Active Directory im Beteiligungsportal möglich ist. Dadurch könnte eine zentrale und skalierbare Benutzer- und Rechteverwaltung realisiert werden. Dies würde es ermöglichen, Benutzerkonten, Gruppen und Berechtigungen einheitlich und strukturiert zu verwalten. Eine solche zentrale Verwaltung würde dafür sorgen, dass Benutzerinformationen konsistent und sicher gehalten werden, und gleichzeitig Flexibilität bieten, um auf künftige organisatorische oder technische Erweiterungen effizient reagieren zu können. Darüber hinaus könnte durch die Einführung eines zentralen Active Directory eine Single Sign-on-Option (SSO) bereitgestellt werden. Dies würde den Zugang zum Beteiligungsportal erleichtern, weil sich Benutzer nur einmal anmelden müssten, um auf alle relevanten Dienste zugreifen zu können. Diese Funktion bietet sowohl Komfort als auch erhöhte Sicherheit, da sie die Häufigkeit von Anmeldeprozessen reduziert und damit das Risiko von Passwortdiebstahl minimiert.

Use Case: mehrere Umfrage über Projektphasen hinweg, Anmeldung als Wahlhelfer, Teilnahme in einer Bürger-Jury Wir würden gerne die Daten aus einer Umfrage in den Mailvorlagen für die nachfolgende Kommunikation nutzen können, sowie beim Ersteller-Import in nachfolgenden Umfragen mit den selben Beteiligten. Hierfür wäre es sinnvoll, wenn mehrere Felder der Umfrage als Platzhalter in der Serien-E-Mail referenziert werden könnten, sowie beim Ersteller-Upload als ergänzende Felder definiert werden könnten. Beispiele wären Name, Vorname, E-Mail und ausgewählte Einsatzorte oder Teams. Diese Platzhalter könnten aus alternativen Frage- und Antwortoptionsbezeichnungen stammen. (vgl. "Technische Bezeichnung von Felder/Spalten": https://beteiligung.nrw.de/portal/infozentrale/beteiligung/themen/1000787/1001310/1129070 ) Idealerweise soll auch die E-Mail-Adresse aus einem entsprechend definierten Feld für die Kommunikation mit dem Antwortenden genutzt werden können. (Damit auch eine Kommunikation möglich ist, ohne dass sich die betreffende Person vorab registrieren muss). Wenn das über die Bürgerkonten realisiert würde, müssten die Konten um entsprechende dynamische Informationsfelder erweitert werden können - sowohl von Bürgerseite, als auch von Verwaltungsseite. Daher erachten wir die obige Variante mit den Platzhaltern für sinnvoller.

Anwendungsfall: ist ein abgestuftes Voting, bei dem bis zu 5 Stimmen auf eine Anzahl Projekte zu verteilen sind (mehrere Stimmen für ein Projekt möglich). Modul Umfrage: Einschränkung von Antwortmöglichkeiten über (Teil-)Fragen hinweg oder Summenbildung in Gruppe Status Quo: Grenzwerte (Minimal/Maximal) gelten immer nur für eine (Teil-)Frage Wünschenswert: im Rahmen von komplexeren Voting-Umfragen wäre eine Option, diese Werte z.B. in einer Matrixfrage über alle Teilfragen hinweg zu setzen, also bspw. "max. 5 Punkte/aktive Checkboxen über alle Fragen hinweg" vergeben. Alternativ wäre auch eine am Maximalwert zu prüfende Summenbildung bei gruppierten Text(Zahl)feldern interessant. Also: innerhalb einer Gruppe können Zahlenwerte an Optionen vergeben werden, die in der Summe einen Maximalwert nicht überschreiten dürfen. Vielleicht ist auch ein neuer Fragetyp "gewichtetes Voting" sinnvoll, um die vorhandenen Fragetypen nicht mit Komplexität zu überlasten.

Aus aktuellem Anlass noch einmal: Haben Sie bereits geprüft, ob die Stornierung nach Anmeldeschluss ermöglicht werden kann? Die Anforderung kommt bei uns immer wieder, da wir hauptsächlich öffentliche Veranstaltungen haben.

Aus dem kommunalen Umfeld erreichen uns folgende 2 Verbesserungsvorschläge, die ich zusammenfasse, weil sie beide den Kartengegenstand betreffen: 1) Anders als im Meldeverfahren hat diese Karte keine Suche. Solange die Karte nur passiv konsumiert werden konnte, war das sicher nicht nötig, aber, jetzt mit den interaktiven Elementen (in Karte zeichnen) wäre die Suche hilfreich 2) Beim Einzeichnen ist die Farbe festgelegt. Es wäre möglicherweise sinnvoll, die drei Zeichen/Objekttypen Punkt, Linie und Polygon in drei verschiedenen Farben auszugeben. Damit bleibt der "Editor" für den User schlank und einfach zu bedienen - keine individuellen Farben - aber die Elemente könnten leichter ausgewertet und ggf. je nach Verfahren auch Themen zugeordnet werden (bspw. "Punkt = Gefahrenstelle", "Linie = Schulweg" oder bei klassischen Stellungnahmen "Punkt = mein Wohnort", "Linie = Abstand" usw....)

Die in unserem Mängelmelder eingehenden Meldungen sind gemäß den Vorgaben für die elektronische Schriftgutverwaltung aktenwürdig und müssen somit mit allen Inhalten in die e-Akte transferiert werden. Derzeit können die Inhalte der Meldungen über die Listenansicht exportiert und anschließend in der jeweiligen Akte abgelegt werden. Bilder, die einer Meldung oder ihrer Auswertung beigefügt sind, müssen jedoch derzeit einzeln heruntergeladen werden, um sie der Akte hinzuzufügen. Ein Vorschlag wäre, einen erweiterten Export zu implementieren, der sämtliche Informationen zu einer Meldung und ihrer Auswertung einschließlich aller zugehörigen Bilder in einer Datei zusammenführt. Alternativ könnte die Funktionalität im Bereich der Mailvorlagen erweitert werden. Wenn alle exportierbaren Informationen einer Meldung – inklusive sämtlicher Anhänge – über Platzhalter automatisch in eine E-Mail eingefügt und weitergeleitet werden könnten, ließe sich diese E-Mail anschließend zur Dokumentation in der Akte verwenden.

Aktuell können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mindestens der Rolle „Moderator“ sämtliche eingegangenen Meldungen bearbeiten. In unserem Mängelmelder ist jedoch vorgesehen, dass nur der Mitarbeiterkreis der Betriebsstelle, die von der Meldung betroffen ist, diese auch bearbeiten soll. Um versehentliche Änderungen oder Löschungen von Meldungen durch Mitarbeitende anderer Betriebsstellen nachvollziehen zu können, wäre es sehr hilfreich, wenn für jede Meldung eine Bearbeitungshistorie abrufbar wäre. Derzeit wird in der Meldung lediglich die letzte bearbeitende Person mit Zeitstempel angezeigt. Das gewünschte Änderungsprotokoll sollte den vollständigen Bearbeitungsverlauf dokumentieren – einschließlich der beteiligten Personen, der jeweils vorgenommenen Änderungen sowie der vorherigen und neuen Inhalte der betroffenen Felder. Ideal wäre es dann noch, wenn der Bearbeitungsstand einer Meldung dann z.B. im Falle versehentlich durchgeführter Änderungen/Löschungen zurückgesetzt werden könnte.

Gerne würden wir die Möglichkeit haben, mit dem Tool ein (Bürger-)Quiz zu gestalten. Hierzu müsste die Option "Umfrage" jedoch Funktionen wie Fragen sollen als richtig oder falsch gekennzeichnet werden, abschließende Auswertung, usw. bieten können. Ist hierzu etwas in Planung?