Am 15. August, etwa eine Stunde vor dem offiziellen Beginn des Rathausfestes, treffen sich um 19 Uhr alle Planer und Sponsoren der Veranstaltung in den räumlichkeiten des Rathauses. Dieses Treffen dient dazu, sich gemeinsam auf das Fest einzustimmen und letzte Details zu besprechen. Die Beteiligten nutzen die Zeit, um sich einzustimmen, letzte Fragen zu klären und sicherzustellen, dass alle Vorbereitungen reibungslos verlaufen. Dadurch wird eine positive und kooperative Atmosphäre geschaffen, die zum Erfolg des Rathausfestes beitragen soll.