Bei akuten Fragen rund um Beteiligung NRW sowie Unterstützung und Support bei Problemen nutzen Sie jederzeit gern auch unser zentrales Postfach beteiligung.nrw@verfahrenshotline.de. Bitte richten Sie auch Fehlermeldungen an die genannte Adresse. 

Ansprechperson Fragestunde:

Frau Anika Nockert
Telefon: 0211/9449-3115
E-Mail: anika.nockert@it.nrw.de

Dieses Angebot richtet sich an alle Verwaltungsmitarbeitenden des Landes Nordrhein-Westfalen, die Interesse an der Nutzung von Beteiligung NRW haben oder bereits im Portal aktiv sind. Mitarbeiter*innen der Landes-, Kreis- und Kommunalverwaltungen sowie deren Partner sind zur Teilnahme berechtigt.

Neben den Angaben in der im Hauptportal des Beteiligungsportals hinterlegten Datenschutzerklärung gelten für dieses Beteiligungsverfahren im Konkreten folgende Datenschutzhinweise:

Bei der Terminbuchung werden folgende personenbezogene Angaben von Ihnen erfasst:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

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Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem Jitsi Meet.NRW:

Rechtliche Rahmenbedingungen:

Bei der Nutzung eines Videokonferenzdienstes (VK) werden personenbezogene Daten verarbeitet. Jeder Initiator einer VK ist damit in der datenschutzrechtlichen Rolle des Verantwortlichen (Bestimmung von Zweck und Mittel der Verarbeitung).

Die Nutzung des Videokonferenzdienstes „Meet.NRW (Jitsi Internet)“ erfolgt auf der Grundlage der DSGVO. IT.NRW folgt der Auffassung der LDI NRW, dass IT.NRW dabei nicht als Telekommunikationsdiensteanbieter i.S.d. TTDSG auftritt.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist

Landesbetrieb
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)
Mauerstraße 51
40476 Düsseldorf
Telefon: 0211 9449-01
Telefax: 0211 9449-8000
poststelle@it.nrw.de

2. Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte des Landesbetriebes
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)
Mauerstraße 51
40476 Düsseldorf
Telefon: 0211 9449-01
Datenschutzbeauftragte@it.nrw.de

3. Verarbeitungen

3.1 Verarbeitung von Nutzungsdaten

3.1.1 Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

IT.NRW verarbeitet nachfolgende Daten.
Zur Gewährleistung von Funktionsfähigkeit und Sicherheit werden bei jeder Nutzung des Dienstes „Meet.NRW (Jitsi Internet)“ folgende Daten aller Nutzerinnen und Nutzer automatisiert verarbeitet:

•           User-Agent (Browser-Informationen)

•           Datum und Uhrzeit des Abrufs

•           Name des aufgerufenen Internetdienstes

•           Name der aufgerufenen Ressource

•           Name der verwendeten Aktion

•           Abfrage, die der Client gestellt hat

•           übertragene Datenmenge

•           Meldung, ob der Abruf erfolgreich war

•           IP-Adresse des aufrufenden Rechners

Die Verarbeitung der Daten ist erforderlich, um den Dienst überhaupt zu ermöglichen. Darüber hinaus werden die Daten verarbeitet, um die Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gewährleisten.

3.1.2 Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des § 3 Absatz 1 DSG NRW in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO.

3.1.3 Empfänger der personenbezogenen Daten

Empfänger der personenbezogenen Daten ist der Auftragsverarbeiter IT.NRW.

3.1.4 Wie lange werden die Daten gespeichert?

Eine Verarbeitung der Protokolldateien erfolgt für die Dauer von 12 Wochen.

3.2 Verarbeitung von Videokonferenzdaten

3.2.1 Welche Daten werden für welchen Zweck verarbeitet?

Durch IT.NRW als Initiator der Videokonferenz – und damit als Verantwortlicher – werden folgende weitere Daten verarbeitet:

1. die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Herstellung der Verbindung zur Videokonferenz (beispielsweise Verwendung des Konferenznamens in Verbindung mit einem UUID (Universal Unique Identifier), E-Mail-Adressen und/oder Telefonnummern, Passwort),
2. die Inhaltsdaten (z. B. frei wählbarer Nutzername, Video-, Audio- und Bildschirmfreigaben, Text des Online-Meeting-Chats nebst Chatverlaufsdaten, Hand heben).

IT.NRW setzt den Videokonferenzdienst „Meet.NRW (Jitsi Internet)“ ein, um virtuelle Besprechungen durchführen oder die virtuelle Teilnahme an hybriden Besprechungen anbieten zu können. Zweck der Datenverarbeitung ist demnach die Nutzung von „Meet.NRW (Jitsi Internet)“ zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit.

3.2.2 Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese Daten verarbeitet?

1. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von Jitsi zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben durch IT.NRW ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. für IT.NRW § 2 der Betriebssatzung für den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen, § 3 StatG NRW, § 3 DSG NRW.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von Jitsi im Rahmen Beschäftigtenkontext ist Art. 88 Abs. 1, 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW und Art. 88 Abs. 1, 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. § 18 Abs. 1 S. 1 und Abs. 2 DSG NRW.

3.2.3 Empfänger der personenbezogenen Daten

Empfänger der Daten gemäß 3.2.1 sind alle Beteiligten der jeweiligen Videokonferenz.

3.2.4 Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die unter 3.2.1 1) genannten personenbezogenen Daten werden nach 12 Wochen gelöscht. Die unter 3.2.1 2) genannten personenbezogenen Daten werden mit Beenden (Schließen) der Videokonferenz gelöscht.

4. Betroffenenrechte

Nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Sie haben nach Artikel 77 DSGVO auch das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Ihre Person betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

5. Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-999

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

www.ldi.nrw.de