Hilfe

Im Hilfebereich finden Sie Antworten auf Ihre Fragen rund um Beteiligung NRW. Mit der Nutzung dieses Angebotes bestätigen Sie die Anerkennung der unten aufgeführten Benutzerregeln.

Hier finden Sie eine Sammlung verschiedener Fragen, die bei der Benutzung des Beteiligungsportals entstehen können.

Ihr Anliegen ist nicht dabei? Dann stellen Sie uns Ihre Frage!

Allgemein

Sind für die Zukunft schon Weiterentwicklungen der Software geplant? Wird sich der Funktionsumfang noch vergrößern? 

Die Plattform wird zusammen mit dem Kooperationspartner Freistaat Sachsen kontinuierlich weiterentwickelt. Wir berücksichtigen hierbei auch die Anforderungen der Anwender*innen. So wird beispielsweise im ersten Quartal 2022 eine Anbindung an das Servicekonto NRW realisiert. Releasenotes und -planung veröffentlichen wir auf der Infozentrale.

Gibt es neben dem Schulungsangebot auch ein Benutzerhandbuch zum Selbststudium?

Ein Benutzerhandbuch für das Portal existiert nicht. Alternativ wird Ihnen jedoch an jeder Stelle im Backend, an der etwas eingestellt werden kann, eine ausführliche Kontext-Hilfe bereitgestellt. Die Kontext-Hilfe wird mit jedem Update der Software kontinuierlich gepflegt und ist so immer auf dem aktuellsten Stand. 

Gibt es für das Beteiligungsportal NRW auch eine App?

Das System kann auch ohne App auf einem mobilen Gerät genutzt werden (Responsive Web Design). In diesem kann z.B. auch der Standort des Smartphones gelesen werden, ähnlich wie bei einer App. Für Meldeverfahren (Mängelmelder) sowie Veranstaltungen stehen App-Lösungen kurz vor der Veröffentlichung. Sobald diese bereitstehen, wird an dieser Stelle darauf hingewiesen.

Gibt es Support für ein eigenes Unterportal/Mandantenportal?

Ja, bitte kontaktieren Sie das Beteiligung NRW-Team per E-Mail beteiligung.nrw@verfahrenshotline.de

Ist die Plattform barrierefrei nutzbar?

Ja, Barrierefreiheitstests wurden durchgeführt und die Plattform hat diese Tests bestanden. Bitte beachten Sie, dass Barrierefreiheit ein Prozess ist, an dem auch Sie als Redaktion mit Ihren Inhalten beteiligt sind. So sollten Sie für eingefügte Bilder stets gute Bildbeschreibungen ergänzen und keine Design-Farben wählen, die die Regelungen für Kontraste nicht einhalten (hierzu erhalten Sie vom System eine Warnung). Auch die Nutzung verständlicher Sprache gehört zum Thema Zugänglichkeit und Barrierefreiheit.

Worin besteht das Beratungsangebot des KDN?

Im Rahmen des Beteiligungsportals bietet der KDN allen Kommunen in NRW eine Plattform für den Erfahrungsaustausch. Die kommunalen Vertreter*innen in Bürgerbeteiligungsprojekten und -verfahren bekommen so die Möglichkeit, sich mit anderen Kommunen zu vernetzen und sich fachlich über ihre Erfahrungen mit der Bürgerbeteiligung auszutauschen. Für weitere Informationen und zur Registrierung senden Sie einfach eine kurze Nachricht mit Ihren Kontaktdaten an: open@kdn.de

Ist der Support der kdvz für Kommunen auch kostenlos oder wird jede Anfrage als Ticket abgerechnet?

Der Support ist für alle Kommunen in NRW kostenlos. 

Richtet sich das Unterstützungsangebot nur an Mitglieder der kdvz oder alle kdn-Mitglieder?

Der Support ist für alle Kommunen in NRW kostenlos. 

Einrichtung

Wie und wo kann ich ein eigenes Mandantenportal beantragen?

Beantragen Sie jederzeit Ihren Mandanten via Einrichtung Ihres Beteiligungsportals NRW.

Ich muss bei der Anmeldung bzw. Beantragung Angaben zum Layout machen. Sind die in Stein gemeißelt oder können die noch nachträglich angepasst werden? Die Frage betrifft nicht nur die Farben, sondern auch die Benennung des Portals etc.

Nutzerinnen und Nutzer mit der Rolle „Mandantadministrator“ innerhalb der Kommune können auch im Nachhinein noch Anpassungen vornehmen.

Kann ich für erste Tests ein Test-Portal einrichten, das zunächst nicht auf der öffentlichen Karte sichtbar ist?

Ja, das ist möglich. Sie können im Anmeldeformular zur Einrichtung des Mandanten angeben, ob Sie zunächst nur ein Testportal einrichten möchten. Die Testumgebung ist für Bürgerinnern und Bürger nicht erreichbar und kann von Ihnen kontinuierlich für Tests und Experimente zur Verfügung (z.B. Vorbereitung einer Beteiligung und hausinterne Abstimmung). 

Außerdem ist es auch im öffentlichen Portal möglich, eine Beteiligung zunächst so vorzubereiten, dass sie nicht öffentlich ist. Sie können einen Vorschaulink z.B. mit Ihrer Organisation teilen. 

Kosten

Ist die individuelle Anpassung an das Corporate Design der Kommune auch kostenfrei?

Beteiligung NRW ist ein Baukastensystem. Es bietet grundlegende Möglichkeiten zur Anpassung von Logos, Farbwerten und zwei Layouteinstellungen, aus denen ausgewählt werden kann. Die Abfrage erfolgt unter Einrichtung Ihres Beteiligungsportals NRW und kann später auch eigenständig angepasst werden. Die Anpassung an das Corporate Design erfolgt dabei unentgeltlich, ist jedoch nur eingeschränkt im Rahmen des Produktstandards möglich.

Datenschutz/Sicherheit

Wo liegen die Daten? (Stichwort: Datenschutz)

Die Daten liegen auf Servern beim Landesbetrieb IT.NRW. Die Server stehen an verschiedenen Standorten im Land Nordrhein-Westfalen. Für die Datenverarbeitung (über das Hosting hinaus, z.B. Nutzung von Exporten) sind Sie selbst verantwortlich.

Welche Informationen müssen die Bürger*innen bei der Anmeldung angeben? Können diese – natürlich datenschutzkonform – ausgewertet werden?

Sofern Sie für eine Beteiligung eine Anmeldung vorsehen, werden bei der Registrierung für Privatpersonen nur die minimalen Login-Daten (Pseudonym, E-Mail-Adresse, Passwort) erfasst. Eine Auswertung erfolgt nur über die konkrete Beteiligung. Sie können pro Beteiligung außerdem beliebige Zusatzangaben erfassen, die Sie auch auswerten können. Bitte konkretisieren Sie diese jeweils in verfahrensspezifischen Datenschutzangaben.

Wird ein AVV-Vertrag (Datenverarbeitung im Auftrag) angeboten?

Ja, zwischen der Verwaltungsbehörde mit Nutzungswunsch und IT.NRW muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Wir stellen ein entsprechendes Muster im Rahmen der Einrichtung zur Verfügung.

Wie erfolgt die Anmeldung? Auch über das Portal und mit Vergabe von Passworten?

Ja. Eine Registrierung erfasst die mindestnotwendigen Logindaten und erlaubt es den Nutzenden, ihre Beiträge einzusehen und z.T. zu bearbeiten. Eine Anbindung an das Servicekonto NRW ist für das erste Quartal 2022 geplant.

Best Practice

Wie gehe ich mit bereits existierenden Tools und Online-Angeboten für Beteiligungsverfahren in meiner Organisation um? 

Für extern laufende Beteiligungsverfahren und -tools gibt es keine direkten Schnittstellen. Bereits laufende oder geplante externe Verfahren können auf Beteiligung NRW jedoch verknüpft werden. Richten Sie hierzu eine einfache Beteiligung (z.B. Dialog) ein, versehen diese mit einigen wenigen Basisdaten und verlinken auf das externe Fachverfahren verlinken. Siehe z.B. die Bürgerbeteiligung zum Neubau der Lidl-Filiale an der Hahnenpassage in Kerpen.

Dies hat den Vorteil, dass alle Ihre Beteiligungen an einem Ort versammelt sind und NRW-weit angezeigt werden (können). Eine vollständige Liste von Beteiligungen können Sie so wiederum in Ihre kommunale Website einbetten. (siehe Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren?) So können Sie eine konsistente Darstellung und Nutzungsfreundlichkeit erreichen. 

Wie kann ich verhindern, dass Bürgerinnen und Bürger sich im „Portaldschungel“ verirren? 

Sie können den Bürger*innen einen leichten Einstieg bieten, indem Sie relevante Verfahren bereits auf Ihrer eigenen Webseite anzeigen (siehe Punkt Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren?). Es gibt verschiedene Einbettungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Bürger*innen zunächst auf Ihrer Seite halten können bzw. mit denen Sie Portalbeteiligungen in einen thematischen Kontext setzen können. Den vollen Umfang an Funktionen bietet allerdings nur das Beteiligungsportal selbst.

Anwendungen

Können eigene GIS Karten eingebunden werden?

Ja, es können beliebige OGC-konforme Darstellungsdienste (WMS) in Beteiligungsverfahren eingebunden werden. Die Karten auf den allgemeinen (Mandanten-)Portalseiten können nicht angepasst werden.

Wie werden die Meldungen im Backend bearbeitet? Geht dies auch per mobiler Endgeräte? App?

Die Bearbeitung und Auswertung der Meldungen erfolgt am Desktop-PC. Bitte nutzen Sie das technische Schulungsangebot im IT-Fortbildungsprogramm für eine detaillierte Einführung.

Wenn ein Mandant für eine Kommune eingerichtet wurde, besteht die Möglichkeit für die unterschiedlichen Ämter eigene Bereiche/Umfragen, die individuell angelegt, betreut und ausgewertet werden können, einzurichten? Welche Rollen empfehlen Sie bei der Kommune?

Das Rollenkonzept unterscheidet Rollen für Administration, Freigabe und Moderation/Auswertung. Pro Beteiligung können einzelne Personen zur Bearbeitung hinzugefügt werden. Nutzer mit „normalen“ Beteiligungsrollen können nur eigene Verfahren sehen bzw. solche, bei denen sie als Bearbeiter zugeordnet sind.

Je nach Thema können diese Rollen in der Kommune von sehr unterschiedlichen Personen eingenommen werden. Z.B. Fachadministration durch Fachabteilung, Presseabteilung für Freigabe, Moderation durch das Social-Media-Team oder externe Dienstleistungsunternehmen.

Für verschiedene Ämter innerhalb einer Kommune können bei Bedarf auch eigene Organisationen innerhalb des Mandanten angelegt werden, die eine Trennung im System ermöglichen.

Ja, jede Beteiligung kann mit einem Permalink erreicht werden.

Kann man damit auch interne Beteiligungsverfahren umsetzen und diese dann im öffentlichen Portal ausblenden?

Ja. Jedes Beteiligungsverfahren kann auch als intern konfiguriert werden. In dem Fall können nur Personen teilnehmen, die eine bestimmte URL aufrufen, das Verfahren taucht jedoch nicht im Portal auf. 

Wie erhalten neu angelegte Backend-Konten ihre Zugangsdaten? 

Die Zugangsdaten müssen aktiv pro Konto verschickt werden. Dies geschieht über das „Dreipunktemenü“ oben rechts.

Gibt es grafische Auswertungen? Können Daten in Excel exportiert werden?

Das Portal bietet grafische und tabellarische Auswertungen. Bei vielen Rückmeldungen können Sie auch einzelne Aspekte separat betrachten und die Antworten dazu auswerten (Drill-Down). Ein Export nach Excel oder als PDF ist ebenfalls möglich.  

Gibt es die Möglichkeit, die Ergebnisse von Beteiligungsverfahren auch nach Abschluss zusammengefasst einzusehen?

Die Ergebnisse eines abgeschlossenen Beteiligungsverfahrens bleiben in der Datenbank bis das Verfahren durch die Kommune gelöscht wird. Im Archiv können vergangene Beteiligungen und ihre Auswertungen eingesehen werden. Die Anonymisierung von Beiträgen ist hierbei zeitgesteuert möglich.

Müssen sich die Bürger, die sich gern beteiligen möchten, selbst auf der Seite anmelden und ihre Daten in einem Profil hinterlegen? Ich könnte mir das als Hürde für die Beteiligung vorstellen.

Grundsätzlich kann jedes Beteiligungsformat auch anonym konfiguriert werden. Hierbei ist eine Registrierung nicht mehr erforderlich. In jedem Beteiligungsverfahren können Sie die Vorzüge und Nachteile einer Registrierung wie z.B. Niedrigschwelligkeit / Komfortfunktionen für Nutzende / Teilnehmerkreis nur aus meiner Kommune neu für sich entscheiden.

Gibt es eine Option sicherzustellen, dass nur Einwohner der Kommune sich beteiligen?

Ja, die Anbindung an das Servicekonto NRW ist für das erste Quartal 2022 geplant.

Meldeverfahren

Mängelmelder haben viele Kommunen bereits in eigenen Portalen oder Apps realisiert, auch mit Kartendarstellung - wie gehe ich damit um?

Beteiligung NRW ist ein Baukastensystem, welches Behörden im Land NRW eine unentgeltliche Alternative bieten soll. Der „Mängelmelder“ ist hierbei nur eine von mehreren Beteiligungsformaten, die Sie über das Portal umsetzen können, aber selbstverständlich nicht müssten. Über einfache Verlinkungen können Sie Ihre Angebote bei Bedarf miteinander verknüpfen. 

Können die offenen Mängel auf der Karte auch ausgeblendet werden?

Ja. Bei der Konfiguration eines Mängelmelder-Verfahrens können Sie entscheiden, ob Meldungen mit dem Status „Neu“ angezeigt werden. Das Gleiche gilt für abgeschlossene Meldungen.

Können mehrere Kommunen zusammenarbeiten, um interkommunale Beteiligungsverfahren anzubieten, z.B. auch beim Mängelmelder?

Ja. Sofern die jeweiligen Kommunen bzw. Organisationen mit Mandanten im Portal vertreten sind, kann eine Beteiligung (etwa ein Meldeverfahren) so angelegt werden, dass sie in mehreren Mandantenportalen angezeigt wird. Über Geodaten (Umringe) können Sie auch Zuständigkeitsgebiete festlegen, für die jeweils eigene Ansprechpersonen konfiguriert werden. Eine Beteiligung ist jedoch immer primär einer Kommune zugeordnet.

Dialogverfahren

Wie können Diskussionen/Dialoge (vor-)moderiert werden? 

Sie können Ihr Dialogverfahren so konfigurieren, dass Beiträge und Kommentare nicht sofort öffentlich sind, sondern durch die Moderation vorgeprüft werden können

Schnittstellen/APIs

Gibt es eine API mit der auf die Daten der Software zugegriffen werden kann?

Beteiligung NRW verfügt über verschiedene Export-Formate, z.B. Excel / CSV / Word. Daten, die im Rahmen von Beteiligungsverfahren generiert wurden, lassen sich so unkompliziert exportieren. Für das Modul Mängelmelder besteht eine Open 311-Schnittstelle.

Gibt es eine Schnittstelle zum Servicekonto.NRW?

Die Anbindung an das Servicekonto soll mit dem nächsten Softwareupdate erfolgen (voraussichtlich im Februar/März 2022).

Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren? 

Die Einbettung von einzelnen Beteiligungen oder Listenansichten erfolgt über Javascript- bzw. HTML-Widgets, eine Demo mit den wesentlichen Widget-Typen wurde auf der kdvz-Website abgelegt: Widget-Beispiele auf kdvz.nrw (hier: unveränderte Einbettung, individuelle CSS-Anpassungen auf der jeweiligen Website durch die hauseigene IT wären jedoch möglich):

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