Im Rahmen der Anlage eines Genehmigungsverfahrens müssen die Antragsunterlagen als Gegenstände hochgeladen werden. Lädt man alle Unterlagen zeitgleich von einem Laufwerk hoch, dann ändert sich die Reihenfolge der Unterlagen, sodass man diese manuell wieder sortieren muss. Besteht die Möglichkeit, die Reihenfolge wie auf dem Laufwerk beim Upload beizubehalten? Legt man im Weiteren dann eine Öffentlichkeitsbeteiligung an, muss der Sichtbarkeits-Haken für jedes Dokument einzeln gesetzt werden - kann hier evtl. eine Option geschaffen werden, alle Dokumente gemeinsam auf "sichtbar" zu setzen und einzelne bei Bedarf nur abzuhaken? Wenn einzelne Gegenstände beim Antrag durch neuere Versionen ausgetauscht werden, werden die neuen Versionen bei der Behördenbeteiligung automatisch übernommen - bei der Öffentlichkeits- und Betroffenenbeteiligung müssen die neuen Versionen aber manuell ausgewählt werden. Kann die automatische Übernahme der neuen Versionen wie bei der Behördenbeteiligung auch für die Öffentlichkeits- und Betroffenenbeteiligung übernommen werden?

Wäre es möglich, dass auf die zentrale Einstellung der Tage bis zum Löschen zwischengespeicherter Formulare / Fragebögen im Rahmen des „Zwischenspeicherns-Prozesses“ hingewiesen wird? Bei länger laufenden Umfragen ist ein erster Entwurf der Antworten im Formular kurz vor Ende des Abgabeendes eventuell schon gelöscht und so wüssten die Teilnehmenden, dass und wie lange zwischengespeicherte Entwürfe vorgehalten werden.

Aktuell muss die vollständige E-Mail-Adresse eingegeben werden, um einen Bearbeiter in einer Beteiligung hinzuzufügen. Es sollte aber je nach Zuständigkeit direkt eine passende Trefferliste angezeigt werden. Sodass dann mit der Eingabe der ersten Buchstaben schon ein passende Nutzer gefunden werden kann. Für den Mandant-Admin alle Nutzer des Mandanten. Für den Organisations-Admin alle Nutzer der Organisation. Dadurch sollte auch keine Datenschutzverletzung vorliegen, da diese Admins auch so Zugang zur Nutzerverwaltung für ihren Bereich haben.

Es sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, dass auf Mandantenebene eine Vorlage (z.B. für eine Umfrage) erstellt werden kann und diese von allen Organisations-Admins oder sogar Beteiligungs-Fachadmins genutzt (also dupliziert) werden könnte. Dabei darf die Vorlage selbst nicht verändert werden (außer von den Mandant-Admins). Aktuell ist es nur möglich eine Beteiligung zu erstellen und alle Personen, die darauf Zugriff haben sollen, als Bearbeiter einzufügen. Dann können diese die Musterbeteiligung duplizieren (ohne die Bearbeiter zu übernehmen!). Allerdings kann dabei auch aus Versehen das Muster für alle verändert werden.

Die Übersicht der Beteiligungen sollte auch nach Organisationen gefiltert werden können. Bei der Konfiguration der Tabellenspalten ist lediglich Mandant (kurz) zur Auswahl. Diese bringt einem nichts, wenn man Mandant-Admin für einen Mandant ist und gerne die Beteiligungen nach Organisationen filtern möchte.

Von TöB-Organisationen wurde der Wunsch genäußert, im Beteiligungs-Tool (auf TöB-Seite) individuelle Vorlagen zur Abgabe von Stellungnahmen erstellen und speichern zu können. (Analog zum Verfahren auf der Anwenderseite). Gerade wenn ein TöB vielfach in ähnlichen Verfahren beteiligt wird und sich die Stellungnahmen nur in wenigen Einzelheiten unterscheiden, stelle dies eine Erleichterung dar. In ähnlichen Tools zur Beteiligung sei dies wohl bereits möglich.

Kommuniziert man derzeit mit den TöB über das Tool, ist es nicht möglich, eine PDF-Datei an die Nachrichten anzuhängen. Diese Funktion im Bereich "E-Mail an TöB" existiert nicht. Zwar können unter "Informationen" und "Gegenstände" beliebig viele Dokumente für die TöB eingestellt werden. Jedoch kann der Zugriff darauf nicht auf einzelne TöB beschränkt werden. Es wäre wünschenswert, wenn die Möglichkeit der PDF-Anhänge an Mails aus dem System geschaffen werden könnte. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn ein TöB zu bestimmten Antragsunterlagen oder der Stellungnahme eines anderen TöB erneut beteiligt werden muss.

Verschiedene TöB, die innerhalb eines Genehmigungsverfahrens beteiligt werden, müssen vor Abgabe Ihrer Stellungnahme zunächst ihrerseits Stellungnahmen einholen. (So etwas im Wasserbereich, wo die Obere Wasserbehörde zur Erteilung einer Indirekteinleitergenehmigung zunächst Stellungnahmen der Klärwerk- und Kanalnetzbetreiber einholen muss.) Es wäre hilfreich und wünschenswert, wenn der beteiligte TöB seinerseits eine Unterbeteiligung über das Tool durchführen könnte, ohne erneut ein Verfahren -inkl. Einstellen aller Antragsunterlagen- anlegen zu müssen. Hilfreich wäre eine solche Funktion darüber hinaus auch für große TöB-Organisationen mit verschiedenen Fachbereichen oder Koordinierungsstellen einer Behörde, die die Beteiligung zunächst verteilen und später die Stellungnahmen zu einer Gesamtstellungnahme bündeln müssen. Bei Umsetzung einer solchen Funktion wäre es toll, wenn der verfahrensführenden Behörde eine Kontrollfunktion bei der Unterbeteiligung eingeräumt würde, etwa durch das aktive Freischalten der einzelnen Unterbeteiligung eines zuvor beteiligten TöB. So könnte einer evtl. ungezügelten Unterbeteiligung vorgebeugt werden.

Bisher erlaubt es das System nicht, bereits hochgeladene Antragsunterlagen wieder zu löschen (Button bleibt ausgegraut). Hat man versehentlich ein falsches Dokument hochgeladen, muss man sich damit behelfen, das betroffene PDF auf "nicht sichtbar" zu stellen. Das kann bei Verfahren mit eine großen Anzahl von Antragsunterlagen in untergliederten Einzeldateien jedoch leicht zu einer unübersichtlichen Situation und möglichen Fehlern bei der Veröffentlichung von Dokumenten führen Hier wäre es wünschenswert, wenn die Löschfunktion aktiviert werden könnte.

Wenn Stellungnahmen eines TöB bei der Genehmigungsbehörde eingehen, ist es wichtig, dass die Bearbeiter des Antrags benachrichtigt werden, um gesetzliche Fristen zu wahren und das Verfahren nicht zu verzögern. Das System lässt es bisher nur zu, dass eine Person als "Sachbearbeiter" bei eingehenden Stellungnahmen benachrichtigt wird. Hier wäre es wünschenswert, wenn mehrere Personen parallel benachrichtigt werden könnten. (Hilfreich insb. bei Stellvertretungen und paralleler Verfahrensbearbeitung durch eine technische Sachbearbeitung und eine Verwaltungskraft)