Von TöB-Organisationen wurde der Wunsch genäußert, im Beteiligungs-Tool (auf TöB-Seite) individuelle Vorlagen zur Abgabe von Stellungnahmen erstellen und speichern zu können. (Analog zum Verfahren auf der Anwenderseite). Gerade wenn ein TöB vielfach in ähnlichen Verfahren beteiligt wird und sich die Stellungnahmen nur in wenigen Einzelheiten unterscheiden, stelle dies eine Erleichterung dar. In ähnlichen Tools zur Beteiligung sei dies wohl bereits möglich.

Kommuniziert man derzeit mit den TöB über das Tool, ist es nicht möglich, eine PDF-Datei an die Nachrichten anzuhängen. Diese Funktion im Bereich "E-Mail an TöB" existiert nicht. Zwar können unter "Informationen" und "Gegenstände" beliebig viele Dokumente für die TöB eingestellt werden. Jedoch kann der Zugriff darauf nicht auf einzelne TöB beschränkt werden. Es wäre wünschenswert, wenn die Möglichkeit der PDF-Anhänge an Mails aus dem System geschaffen werden könnte. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn ein TöB zu bestimmten Antragsunterlagen oder der Stellungnahme eines anderen TöB erneut beteiligt werden muss.

Verschiedene TöB, die innerhalb eines Genehmigungsverfahrens beteiligt werden, müssen vor Abgabe Ihrer Stellungnahme zunächst ihrerseits Stellungnahmen einholen. (So etwas im Wasserbereich, wo die Obere Wasserbehörde zur Erteilung einer Indirekteinleitergenehmigung zunächst Stellungnahmen der Klärwerk- und Kanalnetzbetreiber einholen muss.) Es wäre hilfreich und wünschenswert, wenn der beteiligte TöB seinerseits eine Unterbeteiligung über das Tool durchführen könnte, ohne erneut ein Verfahren -inkl. Einstellen aller Antragsunterlagen- anlegen zu müssen. Hilfreich wäre eine solche Funktion darüber hinaus auch für große TöB-Organisationen mit verschiedenen Fachbereichen oder Koordinierungsstellen einer Behörde, die die Beteiligung zunächst verteilen und später die Stellungnahmen zu einer Gesamtstellungnahme bündeln müssen. Bei Umsetzung einer solchen Funktion wäre es toll, wenn der verfahrensführenden Behörde eine Kontrollfunktion bei der Unterbeteiligung eingeräumt würde, etwa durch das aktive Freischalten der einzelnen Unterbeteiligung eines zuvor beteiligten TöB. So könnte einer evtl. ungezügelten Unterbeteiligung vorgebeugt werden.

Bisher erlaubt es das System nicht, bereits hochgeladene Antragsunterlagen wieder zu löschen (Button bleibt ausgegraut). Hat man versehentlich ein falsches Dokument hochgeladen, muss man sich damit behelfen, das betroffene PDF auf "nicht sichtbar" zu stellen. Das kann bei Verfahren mit eine großen Anzahl von Antragsunterlagen in untergliederten Einzeldateien jedoch leicht zu einer unübersichtlichen Situation und möglichen Fehlern bei der Veröffentlichung von Dokumenten führen Hier wäre es wünschenswert, wenn die Löschfunktion aktiviert werden könnte.

Wenn Stellungnahmen eines TöB bei der Genehmigungsbehörde eingehen, ist es wichtig, dass die Bearbeiter des Antrags benachrichtigt werden, um gesetzliche Fristen zu wahren und das Verfahren nicht zu verzögern. Das System lässt es bisher nur zu, dass eine Person als "Sachbearbeiter" bei eingehenden Stellungnahmen benachrichtigt wird. Hier wäre es wünschenswert, wenn mehrere Personen parallel benachrichtigt werden könnten. (Hilfreich insb. bei Stellvertretungen und paralleler Verfahrensbearbeitung durch eine technische Sachbearbeitung und eine Verwaltungskraft)

Ein eröffnetes Ticket wird, zumindest innerhalb der Stadtverwaltung Viersen unmittelbar nach der Weitergabe des Hinweises in den Status 'erledigt' versetzt. Es wäre doch wünschenswert, wenn der Statuswechsel erst nach der Erledigung des Anliegens stattfinden würde. Es ist für mich schwer nachvollziehbar, wie eine Ticket-Verfolgung erfolgen kann, wenn die Tickets bereits vorzeitg geschlossen werden.

Sehr geehrte Damen und Herren, auf der Keekener Str. 111 die anliegende Fläche dort könnte im hinteren Bereich 1-2 Anlagen errichtet werden da dort kein Naturschutz ist. Mit freundlichen Grüßen

Um die Anzahl von Fehleingaben bei Mailadressen zu reduzieren und die Qualtät von Rückmeldungen zu verbessern sollten folgende Möglichkeiten in Betracht gezogen werden: 1) Email Adressen sollten in zwei Eingabefelder erfasst und miteinander verglichen werden um einfache Tippfehler zu erkennen. 2) Wie bei der Registrierung eines Benutzers könnte auch bei Veranstaltungen eine Bestätigungsmail verschickt werden und erst nach erfolgreichen Verfizierung der Mail ein Platz reserviert werden. (Double-Opt-In Verfahren) 3) Die Mailadresse für Rückmeldungen sollte die Mailadresse des Erstellers bzw. der verantwortlichen Organisation sein. (reply-to Adresse)

Im Rahmen der Beteiligung in Genehmigungsverfahren wird ein Anschreiben als pdf-Dokument erzeugt, welches dann exportiert und in die digitale Akte übernommen werden kann. Es wäre ausgezeichnet, wenn in diesem pdf-Anschreiben ein Datum ergänzt werden könnte.

Im Rahmen der Betroffenenbeteiligung lässt sich ein Anschreiben problemlos erstellen, das über das System an eine E-Mail-Adresse verschickt werden kann. Denkbar ist aber, dass insbesondere für eine Privatperson keine E-Mail-Adresse bekannt ist, sodass das Anschreiben postalisch verschickt werden muss. Verschickt man es per Post, wird das Anschreiben in Beteiligung NRW aber weiterhin nur als "erstellt" angezeigt. Besteht hier die Möglichkeit, den Status des Anschreibens händisch auf "versendet" zu setzen, damit man in Beteiligung NRW auch nachvollziehen kann, dass das Schreiben rausgegangen ist?