Wenn Stellungnahmen eines TöB bei der Genehmigungsbehörde eingehen, ist es wichtig, dass die Bearbeiter des Antrags benachrichtigt werden, um gesetzliche Fristen zu wahren und das Verfahren nicht zu verzögern. Das System lässt es bisher nur zu, dass eine Person als "Sachbearbeiter" bei eingehenden Stellungnahmen benachrichtigt wird. Hier wäre es wünschenswert, wenn mehrere Personen parallel benachrichtigt werden könnten. (Hilfreich insb. bei Stellvertretungen und paralleler Verfahrensbearbeitung durch eine technische Sachbearbeitung und eine Verwaltungskraft)

Ein eröffnetes Ticket wird, zumindest innerhalb der Stadtverwaltung Viersen unmittelbar nach der Weitergabe des Hinweises in den Status 'erledigt' versetzt. Es wäre doch wünschenswert, wenn der Statuswechsel erst nach der Erledigung des Anliegens stattfinden würde. Es ist für mich schwer nachvollziehbar, wie eine Ticket-Verfolgung erfolgen kann, wenn die Tickets bereits vorzeitg geschlossen werden.

Um die Anzahl von Fehleingaben bei Mailadressen zu reduzieren und die Qualtät von Rückmeldungen zu verbessern sollten folgende Möglichkeiten in Betracht gezogen werden: 1) Email Adressen sollten in zwei Eingabefelder erfasst und miteinander verglichen werden um einfache Tippfehler zu erkennen. 2) Wie bei der Registrierung eines Benutzers könnte auch bei Veranstaltungen eine Bestätigungsmail verschickt werden und erst nach erfolgreichen Verfizierung der Mail ein Platz reserviert werden. (Double-Opt-In Verfahren) 3) Die Mailadresse für Rückmeldungen sollte die Mailadresse des Erstellers bzw. der verantwortlichen Organisation sein. (reply-to Adresse)

Im Rahmen der Beteiligung in Genehmigungsverfahren wird ein Anschreiben als pdf-Dokument erzeugt, welches dann exportiert und in die digitale Akte übernommen werden kann. Es wäre ausgezeichnet, wenn in diesem pdf-Anschreiben ein Datum ergänzt werden könnte.

Im Rahmen der Betroffenenbeteiligung lässt sich ein Anschreiben problemlos erstellen, das über das System an eine E-Mail-Adresse verschickt werden kann. Denkbar ist aber, dass insbesondere für eine Privatperson keine E-Mail-Adresse bekannt ist, sodass das Anschreiben postalisch verschickt werden muss. Verschickt man es per Post, wird das Anschreiben in Beteiligung NRW aber weiterhin nur als "erstellt" angezeigt. Besteht hier die Möglichkeit, den Status des Anschreibens händisch auf "versendet" zu setzen, damit man in Beteiligung NRW auch nachvollziehen kann, dass das Schreiben rausgegangen ist?

Die Funktion der automatischen E-Mail-Benachrichtigung bei anonymen Meldeverfahren wird bei uns gern eingesetzt. Allerdings würden wir gerne steuern können, dass nicht in allen Fällen E-Mails versandt werden. Aktuell bekommt jede*r Nutzer*in gleich zwei Mails, wenn der Beitrag von der Stadt bearbeitet wird (Statusanpassung und Rückmeldung durch die Stadt). Kann es ermöglicht werden, dass der Versand von automatischen E-Mails bei Anpassung des Status deaktiviert wird?

Kann im Frontend eine Stichwortsuche angeboten werden, sodass auch anonyme Nutzer*innen ihre Beiträge wiederfinden?

Bei Meldeverfahren gibt es bei Erstellung einer Meldung im Frontend eine Suchfunktion für Adressen in der Karte. Allerdings werden dann nicht nur die Straßen in der betreffenden Kommune, sondern auch in sämtlichen anderen deutschen Orten vorgeschlagen. Kann die Suche so eingegrenzt werden, dass nur noch Suchergebnisse aus dem Verwaltungsgebiet angezeigt werden?

Es fehlt die Möglichkeit in Umfragen eine oder mehrere Karten als Frage anzugeben. Ähnlich der Karte im Meldeverfahren, aber frei im Formular platzierbar.

Mit zunehmender Nutzung des Portals nehmen die vielfach genutzten Tabellensichten, die "organisationsglobal" verfügbar sind, eine zuweilen verwirrende Vielfalt an. Es wäre wünschenswert, hier die Verwaltungsmöglichkeiten ggf. weiterzuentwickeln. Hinzu kommt, dass alle Rollen die Sichten ändern können. Real aufgetretene Probleme/Herausforderungen: * Systemsichten werden geändert und überspeichert (sogar mit Moderationsrolle möglich)-> Änderung tritt für alle in Kraft * Um zu verhindern, dass einzelne Sichten geändert werden, wird sich damit geholfen, dass man extra für diesen Zweck eigene Organisationen anlegt. * Tabellensichten in Auswertungen, die für anspruchsvolle Export- und Importvorgänge zu Drittsystemen genutzt werden, müssen "robust" sein * nicht zuletzt: Bei organisationsübergreifender Zusammenarbeit stehen die Sichten wiederum *nicht* gegenseitig zur Verfügung Lösungsansätze: 1) rollenbasierte Verwaltung der Tabellensichten - Anlegen, Ändern, löschen, zurücksetzen nur ab Rolle X (z.B. Fachadmin) 2) Konfigurierbarkeit der Bereitstellung: Sicht ist "mandantglobal", "orga-global", "verfahrenspezifisch" oder "persönlich" ... es gibt sicher noch weitere Ansätze, die Richtung wird aber sicher klar.